Productie Jaarrekening 2017 en facturering uitdagingen voor Kenter
Het produceren van een jaarrekening is elk jaar een enorme klus. De jaarrekening over 2017 bleek echter nog een extra uitdaging. In 2017 moesten namelijk de nieuwe administratieve eisen van de gemeenten worden doorgevoerd. Verder is Kenter halverwege het jaar gestart met Wincare. Het is inmiddels bekend dat dat de nodige startproblemen opleverde waardoor veel externe deskundigheid moest worden ingezet en dus betaald. Verschillende personele wisselingen maken de complexiteit compleet.
Wat is precies het probleem met de facturering?
De gemeenten waarvoor Kenter werkt stellen verschillende eisen aan de verantwoording. Dat maakt het bijhouden van de administratie uitermate complex en onoverzichtelijk. Terwijl voor onze 18+ cliënten de DBC-facturering overeind bleef, gold voor de WMO via subsidie weer een andere verantwoording. Wincare, dat werd ingezet om de problemen op te lossen, bleek juist tot meer onduidelijkheid te leiden. Kenter is daarom dus nog steeds te afhankelijk van de inzet van externe deskundigen, waardoor het factureringsproces niet bij de eigen, vaste medewerkers geborgd kan worden.
Kan Kenter het negatieve resultaat dragen?
De invoering van zoveel nieuws zorgde ervoor dat de kosten hoger uitvielen dan de baten. Dat gegeven was vooraf bekend en het uiteindelijke resultaat van ongeveer 1,8 miljoen negatief sluit aan bij waar Kenter financieel op stuurde. Omdat Kenter financieel een gezonde organisatie is, kan zij het verlies goed dragen. Kenter voldoet nog steeds aan alle ratio’s die gelden voor een gezonde organisatie. We gaan er dus vanuit dat Kenter een goed toekomstperspectief heeft. Het is natuurlijk wel belangrijk dat na de afgelopen periode nu een stabiele periode volgt waarin kosten en baten weer in balans komen. Daarvoor is het essentieel dat de facturering in orde is.
Stuurgroep zorgt voor stroomlijning factureringsproces
Een inmiddels ingestelde stuurgroep moet zorgen voor een snelle en juiste facturering. Binnen de stuurgroep wordt op dit moment het hele facturatieproces gedetailleerd in kaart gebracht. Elke stap – van zorginkoop, advies en aanmelding tot facturering en verantwoording – wordt nauwkeurig beschreven. Zo wordt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en waar de knelpunten zitten. Door deze procesbeschrijving wordt het ook eenvoudiger om eventuele aanpassingen in het proces te verwerken. Ingebouwde controlestappen moeten zorgen dat fouten snel zichtbaar worden. Een heldere taakverdeling zorgt voor overzicht voor de medewerkers die zich met (een gedeelte van) de facturering bezighouden.
Structurele externe inhuur medewerkers stoppen, vaste medewerkers opleiden, verbeteren systemen en wegwerken achterstanden
De acties voor de nabije toekomt zijn het aantrekken van enkele vaste medewerkers om met de structurele externe inhuur te kunnen stoppen. Verder worden continu alle medewerkers in het hele administratieve proces gedegen opgeleid. Ook worden de pakketten en systemen waarmee de medewerkers werken verbeterd. De achterstanden worden zo snel mogelijk weggewerkt en over het hele proces wordt helder gecommuniceerd.
Artikel in de krant
In de krant heeft een van de gemeenten waar Kenter voor werkt haar zorgen uitgesproken over de facturering. Met onder meer de nieuwe controller die per september a.s. bij Kenter start en de manager bedrijfsvoering wil Kenter de komende tijd continu met alle gemeenten en verzekeraars in overleg blijven. Kenter houdt hen op de hoogte van de voortgang en waar mogelijk wordt samen gezocht naar een eenvoudigere en handzamere facturering en verantwoording. Daarmee worden ook de inzet en kosten van de overhead (zo) beperkt (mogelijk) gehouden. En dat leidt dan weer tot het beschikbaar komen van middelen en inzet voor de primaire inzet van jeugdhulp.